מדי חודש אנו מקבלים את דו"ח התקציב האישי. יש בדו"ח שתי בעיות: יש בו מידע מיותר בעוד המידע החשוב לנו חסר. בדו"ח חמישה טורים, שלושה מהם מיותרים. הם מופיעים בדו"ח מכיוון שהדוח נכתב במקור למישהו אחר, שצריך את המידע הזה אבל אנחנו לא זקוקים לטורים האלה.

הסבר: הטורים הם תאריך, מס. תנועת יומן ויתרה מצטברת. מי שזקוק למידע הם ספקים ולקוחות של הנה"ח להם חשוב תאריך בו נרשמו החשבונית או הצ'ק והיתרה המצטברת (לדעת כמה כסף סה"כ שולם עד כה או מה יש לשלם). לחבר לא משנה באיזה יום נרשמה אגרת השמירה למשל, מה עוד שרוב הענפים כגון המרכולית או חדר האוכל, מעבירים את החיובים ביום האחרון של החודש. גם היתרה המצטברת ממש לא מעניינת (למשל סכום המס הקבוע פלוס אגרת שמירה פלוס הקרן לעזרה הדדית). בקיצור מעניין אותנו רק שם הסעיף והסכום.

וכעת לנושא השני: מה חסר בדו"ח? חסרים הסכומים שחויבנו עליהם בחודשים הקודמים. למה? כי אחרי כמה חודשים נגלה שיש סעיפים בהם הסכום קבוע ואין צורך לבדוק את הסכום כל חודש: קרן לעזרה הדדית, אגרת שמירה, בריכת שחיה, ביטוח בריאות, תקשורת, אגרת שיוך. לעומתם יש סעיפים המשתנים מדי חודש: כלבולית, חדר אוכל, חשמל, מים ומעדניה ומענין לבדוק כמה שילמנו בחודשים הקודמים. יש סעיפים המזדמנים מדי פעם כמו חשמליה, מרפאת שינים, טיול פנסיונרים, תרבות (ליל הסדר) וכיו"ב. לאחרונה התחילו לעבוד בהנהלת חשבונות על דו"ח חדש.

דוגמה מצורפת.