אבל די ללהג ובואו נדבר על העניינים החשובים – תפקיד ניהול המידע בקיבוץ.

תפקיד ניהול המידע לא היה קיים בקיבוץ עד שקיבלתי על עצמי את התפקיד לפני כמה חודשים, לאחר שרענן רז עשה ניתוח מעמיק של המצב הקיים בקיבוץ מבחינת הארכיון ומבחינת המידע המתפרסם בקיבוץ והפצתו בערוצי התקשורת הפנימיים בקיבוץ המתחדש. בתקופה שהמידע הוא ים עצום באינטרנט, יש חשיבות רבה לניתוח המידע, לדרך פרסומו והפצתו בארגונים גדולים כקטנים בארץ וגם בחו"ל. יש הטוענים שהתפקיד החשוב הבא יהיה בעצם מעין "כוון מידע" שידע להבדיל בין עיקר לטפל ובין כל הרי המידע שקשה היום למצוא בהם יד ורגל.

בגבעת חיים איחוד השכילו לאגד תחת מטריית המידע גם את הארכיון. היום, אחרי שפגשתי כבר הרבה ארכיונאים אני יכולה להגיד לכם בגאווה שהארכיון של הקיבוץ שלנו מתקדם בהרבה בחינות מישובים אחרים. במשך שנים, שמר הקיבוץ על המורשת שלו וניכר שהארכיון קיבל את הכבוד המגיע לו. ארכיונים רבים "נזרקו" כלאחר יד לחדרים מוזנחים, ועצם העובדה שהארכיון היום יושב בלב הקיבוץ מתחת למזכירות מעיד על החשיבות שלו מבחינת בני המקום וההנהלה. לפני זמן לא רב הזמנתי את בני הספל, ארכיונאי ותיק מאוניברסיטת תל אביב לבוא לבחון את הארכיון שלנו. לדבריו, "הארכיון בקיבוץ גבעת חיים איחוד הוא אחד הארכיונים היותר נחמדים ושמורים שראיתי לאחרונה."

 העבודה בארכיון

חנוש מורג פרשה לפנסיה ונשארה לעבוד בחלקיות משרה, וניהול הארכיון הוטל עלי.

בשלב זה הארכיון של הקיבוץ, כמו ארכיונים רבים בארץ ובעולם, נמצא במעין שלב ביניים. הכוונה היא למחשב את הפריטים בארכיון (מסמכים, תמונות שקופיות ועוד) ובמילים אחרות – להפוך אותם לדיגיטלים. עדיין אין נהלים ברורים כיצד לבצע את הסריקות ובאיזה תוכנות להשתמש. יש ויכוחים רבים בקרב אנשי המקצוע. ויכוחים אני אומרת? כן, כן, דיונים סוערים.

עם זאת אנחנו מקווים שבעתיד הקרוב ניתן יהיה להתחיל להנגיש לקהל את הפריטים בארכיון בצורה אינטרנטית נוחה בכל בית.

עד עתה סרקנו את העלונים של "בתוכנו", עלון הקיבוץ, משנת 1993 ואנחנו מחכים להמרה של העלונים משנת 1952 (ראשית הקיבוץ). תמונות שצולמו על ידי עמרם נבו, צלם חובב שצילם בשנים הראשונות של הקיבוץ, נסרקו במלואם (1200). כמו כן נסרקו כרכים של החלטות המועצה, מוינו כל השקופיות של הקיבוץ ונסרקו. עתה אנחנו מתלבטים בנוגע להמשך הסריקה ולגבי תיעדוף התמונות והמסמכים. תוכנת הניהול לארגון כל החומרים של הארכיון עדיין בבדיקה מאחר שאין תוכנה מושלמת וצריך לבדוק את הנושא בזהירות.

כדי שהחברים יהיו מודעים לנעשה בארכיון פתחנו אתרונצ'יק לארכיון (בלוג)  המיועד לספר ולהראות תכנים הקשורים לארכיון.

 פרסום

בקיבוץ יש כמה ערוצי תקשורת המיועדים לפרסם מידע לחברים: אתר אינטרנט, מודעון – לוח מודעות בטלוויזיה, מערכת sms, בתוככנו – דף המידע השבועי ובתוכנו –עלון הקיבוץ. כעת אנחנו בודקים איזה מידע לפרסם בכל אחד מהערוצים האלה, באיזו צורה ואיזה ערוצי תקשורת נוספים כדאי להכניס לשימוש. מערכת ה-sms עודכנה וכעת כל חבר שאינו רוצה לקבל הודעות יכול להסיר את שמו על ידי שליחת מייל ל- abic@m.ghi.org.il או להשאיר פתק בת"ד של הארכיון/מידע. המודעון עבר ריענון קל בעיצוב; אתר האינטרנט הפעיל יעבור שדרוג בהמשך, ועכשיו אנחנו גם בונים מאגר של מיילים.

 החבר צחי

מאחר שאני עוסקת בפרסום, הרי שבצח"י (צוות חירום יישובי) אני גם עוסקת בתפקיד של פרסום מידע. אני רוצה לספר לכם קצת על הנעשה בצח"י ואנחנו נמשיך לעדכן אתכם באופן קבוע בעלונים הבאים וגם בדרכים אחרות.

ביום חמישי הגיע טלפון מיניב אופיר, ראש צח"י, וביום שישי כבר התחילו אנשים לעבוד, מבצע 'עמוד ענן' החל. היה חשוב להיות מוכנים לקבל משפחות מהדרום – פגישות, טלפונים, משפחות מאמצות, ארגון חדרים, ארגון הצוות החינוכי, ארגון פינות לפעוטות שיגיעו. במפתיע, הכל התנהל במהירות וביעילות וההיענות הייתה גבוהה. אצל לאה'לה דה בורס, שהתנדבה להיות אשת הקשר עם המשפחות, הטלפון צלצל כבר בשעה שבע בבוקר: "אנחנו כאן בשער" הודיעה המשפחה האורחת שמיהרה להימלט מהבהלה והפחד בדרום.

הנושא הותקף מכיוונים שונים של לוגיסטיקה, חינוך, פרסום וכו'. לשמחתנו הרבה המבצע נגמר יחסית מהר, אבל זה היה בעצם סוג של טבילת אש בשביל הצח"י שכבר מתארגן כמה חודשים בשקט וביעילות ומגייס אנשים להתנדבות בנושאים שונים.

אבל אל תטעו, זו רק תחילת הדרך ויש עוד הרבה מה לעשות בנושא – תכנון הצוותים השונים, פינוי חדר מסודר לצח"י (מתחת לחדר האוכל), עבודה על נהלים ותרגולת ועוד הרבה תחומים מורכבים שצריך להתמודד איתם. נכון, עדיף שלא נצטרך להפעיל את צח"י אבל בינינו, לא עדיף להיות מוכנים לכל צרה?